Todo cambio implica ciertos riesgos, sobre todo si se trata de una actualización de software de tu empresa. Pero, si tomas las previsiones necesarias, te aseguras de que los cambios que aplicarás son los que mejor se adaptan a tu organización y además, cuentas con el apoyo de tu equipo de trabajo, entonces ya tendrás bien pavimentadas las bases para realizar los cambios que desees.
Tal es el caso, de la modernización de los programas informáticos con los que opera una empresa a través de la implementación del sistema ERP, que es un software que integra todas las áreas que conforman la empresa en una interfaz única, para que sea posible agilizar los procesos mediante una comunicación efectiva entre los departamentos, que se vea reflejado en un incremento de la producción y mayor satisfacción del cliente.
Pero, para que esta estrategia de actualización surta el efecto esperado, te presentamos los 8 consejos que te ayudarán a tener éxito con la instalación del sistema ERP en tu empresa.
1. Evalúa los recursos de la empresa
Primero, debes valorar los recursos con los que cuenta tu empresa. ¿Puedes realizar la inversión que requiere la modernización del sistema? ¿Cuentas con los equipos necesarios para automatizar los procesos? ¿La empresa tiene la capacidad de aumentar su productividad? Si las respuestas son afirmativas, entonces puedes iniciar con el proceso de actualización.
2. Organiza un equipo de trabajo a cargo del proyecto
Selecciona entre los empleados de cada departamento aquellos que sean líderes y que puedan aportar ideas para el proceso de selección, instalación y puesta en marcha del sistema ERP. Además, este mismo grupo será el que realice el seguimiento una vez se inicie el uso del nuevo software.
3. Conoce el historial del proveedor
Investiga junto con tu equipo cuáles son las mejores opciones del mercado, en cuanto a la calidad, desempeño y efectividad del sistema ERP. Consulta las referencias del proveedor y asegura su confiabilidad.
4. Planifica tiempos de instalación y migración de datos
Al tener seleccionado el proveedor, deben planificar el tiempo que tomará la adaptación del sistema ERP a la empresa, para que el personal esté informado acerca de los cambios que se realizarán en cada una de las áreas.
5. Capacita al personal
Este es uno de los pasos más importantes, puesto que la aceptación y disposición de los trabajadores a adaptarse a un nuevo sistema en beneficio de la compañía y de ellos mismos, es lo que facilitará el éxito del software.
6. Mantén una comunicación efectiva con tu personal
Con ello facilitarás el proceso de adaptación, siendo más cómodo y armonioso. De igual manera, es importante contar con un especialista dispuesto a aclarar las dudas y solventar eventualidades.
7. Seguimiento y control de las operaciones
El equipo de trabajo revisará el adecuado funcionamiento del sistema ERP y que los datos se hayan migrado correctamente. Además, verificarán la automatización de las funciones y el uso correcto de parte de los empleados.
8. Plantea metas realistas
Aunque se ofrece un incremento en la producción con la instalación del sistema ERP, los beneficios se obtendrán de forma escalada, en la medida en que se emplee satisfactoriamente el programa en la empresa.