Puede pensar que su empresa no necesita pasar a un sistema de contabilidad automatizado porque todavía es pequeña, pero cuanto antes pase a un nuevo sistema, más fácil será el proceso. Estas son algunas de las razones por las que creemos que el software de contabilidad es mejor que Excel.
Centralizar el proceso
Aunque en teoría puede parecer más fácil utilizar Excel porque en su mayoría es un software preexistente, la realidad es que los registros creados en Excel son menos fiables que los que se pueden crear en un software de contabilidad.
Cada vez que envías o guardas un archivo contable creado en Excel, pones en riesgo la información que otros pueden añadir después de recibir el archivo. Si los cambios realizados por otros no se transfieren a la base de datos principal, se corre el riesgo de perder información valiosa.
Además, el trabajo de la persona que limpia los datos es más complicado, ya que tiene que comprobar las versiones existentes del archivo para asegurarse de que se ha incluido toda la información externa.
El uso de programas de contabilidad elimina la necesidad de conciliar la información de diferentes versiones, ya que la base de datos central es accesible para todos y es el único lugar donde se recoge la información.
Aumenta la seguridad del proceso
No sólo es difícil recopilar información sobre todos los cambios que puedan haberse realizado en los documentos que registran las transacciones contables, sino que también es posible que las personas realicen cambios para cometer un fraude.
Por lo tanto, será más difícil seguir los cambios y movimientos. Con el software de contabilidad, es poco probable que esto ocurra, porque la información está en un solo lugar y es posible seguir todos los cambios en detalle desde allí.
Simplificar los procesos contables y fiscales
El proceso de compilación de hojas de cálculo puede ser mucho más complejo, tanto si se cuenta con un contable, un contable o un compañero en la empresa. Hay que crear fórmulas y revisar los procesos para que funcionen bien.
El uso de programas informáticos simplifica las tareas del equipo de contabilidad o del contable, permitiéndoles trabajar mejor. Además, la simplificación del proceso contable facilitará las cuestiones fiscales de la empresa.
Es más fácil adaptarse a los cambios inesperados.
Imagínese que tiene que añadir nuevas transacciones a sus registros contables un mes o dos antes de la fecha límite de la declaración de impuestos. Resulta que esto no es posible porque primero hay que crear otro formulario para que la información introducida se procese correctamente. Aunque consiga hacer cambios en el último momento, corre el riesgo de estresar a la persona responsable de esta tarea.
Es mucho más fácil hacer cambios para obtener resultados precisos con un programa de contabilidad que con una hoja de cálculo de Excel, porque es más intuitivo. De este modo, los ajustes pueden realizarse con mayor rapidez y eficacia.
Simplificar el proceso de información financiera
Muchos paquetes de contabilidad ofrecen la posibilidad de crear informes financieros y ésta es una función que no encontrará en Excel. Aunque ningún informe es infalible, este documento será muy útil como contrapartida o complemento del análisis realizado por el equipo financiero de la empresa.
Ayudar a su empresa a crecer
Si usted es propietario de una pequeña empresa, probablemente no tenga que lidiar con cálculos complicados ni con cantidades infladas a la hora de vender y comprar insumos. Sin embargo, si es dueño de una empresa mediana que está a punto de convertirse en grande y establecida, puede enfrentarse a volúmenes de información que pueden llegar a ser prohibitivos, incluso para un equipo de contabilidad dedicado.
Puede resolver este problema aumentando el número de personal responsable o utilizando un software de contabilidad que pueda gestionar mejor el volumen de información.
Reducir el riesgo de errores
Como en el caso anterior, hacer los cálculos manualmente (incluso por un contable profesional) significa que habrá más errores que con un software de contabilidad.
Aunque la introducción de datos pueda parecer sencilla a primera vista, se trata de una actividad repetitiva que tiene cierto grado de complejidad y puede dar lugar a errores. Con el tiempo, la acumulación de errores puede ser muy perjudicial para la empresa. Cuando los procesos más repetitivos se externalizan a un software, los responsables de la toma de decisiones pueden centrarse mejor en las actividades que requieren procesos complejos.
Por eso es importante conocer la oferta del mercado y elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades. Para facilitar el proceso, aquí hay una lista de los mejores programas de contabilidad que se pueden encontrar.