El primer paso después de instalar Odoo es crear una base de datos para nuestra actividad. Si acabamos de instalar una copia limpia de Odoo, Odoo nos mostrará automáticamente la pantalla de creación de la base de datos. Odoo proporciona instrucciones básicas sobre cómo crear una base de datos. Y lo mejor que nos tomara muy poco tiempo.
Examinemos los principales campos uno por uno.
Nombre de la base de datos
A la hora de elegir el nombre de la base de datos, hay que escoger un nombre que describa el sistema y que indique claramente la finalidad de la base de datos.
Algunas reglas
El nombre no debe contener espacios y debe comenzar con un número o una letra.
Deben evitarse las comas, los puntos y las comillas.
Los guiones y guiones bajos están permitidos siempre que no sean el primer carácter del nombre.
Es aconsejable especificar en el nombre si la base de datos es de desarrollo, de prueba o de producción.
Para entender mejor cómo trabajar con Odoo, vamos a construir nuestros ejemplos en un ejemplo concreto.
Para nuestro ejemplo concreto, utilizaremos el nombre 'computotal-dev'.
Elegimos -dev porque se supone que es una base de desarrollo que no se utilizará para producción o pruebas.
Podemos establecerlo como valor por defecto
-dev para el desarrollo
-prueba para probar
-prod para producción
Correo electrónico y contraseña
El correo electrónico suministrado a Odoo es tratado como el usuario administrador (o superusuario).
La contraseña es la de la cuenta de usuario admin.
En ese momento informaremos al administrador o administradores.
Idioma por defecto
Utilizaremos Español (AR) / Spanish (AR) y el país "Argentina".
Datos de demostración
Si marca esta casilla al crear la base de datos, Odoo precargará las tablas con un conjunto de datos de muestra para cada módulo instalado. Se trata de clientes, proveedores, pedidos de venta, facturas, movimientos de existencias, etc. FALSO.
El objetivo de los datos de demostración es poder pasar por los módulos del sistema sin tener que introducir muchos datos de prueba.
Nunca cargaremos datos de demostración si queremos utilizar la base de datos en producción.
En nuestro ejemplo real, no cargaremos ningún dato de demostración.
Seleccione "Crear base de datos" para iniciar el proceso de creación de la base de datos de Odoo. Este proceso puede durar varios minutos.
Gestión de la base de datos en Odoo
La interfaz administrativa de Odoo DB le permite realizar tareas administrativas básicas como hacer una copia de seguridad o restaurar una base de datos.
Con Odoo, es posible gestionar nuestras bases de datos sin tener acceso a un servidor Postgres (la tecnología de bases de datos de Odoo).
También es posible crear varias bases de datos en una sola instalación de Odoo. Por ejemplo, en el futuro podemos instalar otra base de datos con datos de prueba y utilizarla para instalar módulos con fines de prueba.
En esta sencilla interfaz, podemos crear, hacer copias de seguridad, duplicar, eliminar y restaurar bases de datos.
Seguridad para el administrador de la base de datos
También podemos establecer una "contraseña maestra" para el administrador de la base de datos de Odoo.
Haga clic en el botón "Establecer contraseña maestra". A diferencia de la contraseña establecida para la base de datos 'computotal-dev', esta contraseña está diseñada para impedir el acceso al administrador de la base de datos.
Este es un paso importante para la seguridad de la instalación de Odoo y la advertencia debe ser tomada en serio. Si no establecemos esta contraseña, cualquiera podrá realizar todas estas operaciones.
Aplicaciones
Odoo incluye muchas aplicaciones 'off the shelf' que puedes instalar y utilizar. Por ejemplo, CRM, proyectos, gestión de almacenes, producción, gestión de ventas, etc.
Cada nueva versión de Odoo añade nuevas aplicaciones. Por ejemplo, Odoo 11 (la versión con la que trabajaremos) ha añadido la aplicación "Website Builder", que permite crear sitios web de la misma manera que Wordpress.
Independientemente del número de aplicaciones en Odoo, el proceso de implementación es el mismo.
Comienza analizando las necesidades de la empresa en su conjunto y luego decide qué aplicaciones implantar en primer lugar.
Identificar la necesidad
Implementar un software como Odoo no es una tarea fácil. Muchas empresas tienen problemas porque piensan que lo único que tienen que hacer es instalar el software, introducir algunos datos y ya está.
Inevitablemente, el alcance del proyecto crece y lo que debería ser un sistema sencillo acaba siendo muy confuso.
Afortunadamente, Odoo es un sistema modular, por lo que puede implementarlo sistemáticamente en su organización.
Implementación con un enfoque modular
La instalación mínima de Odoo (una vez creada la base de datos) no incluye ninguna aplicación.
Al implementar Odoo, el primer paso es identificar los módulos con los que queremos trabajar.
Odoo nos permite instalar sólo lo que necesitamos ahora y añadir módulos a medida que se aclaran nuestras necesidades empresariales.
Podríamos empezar por instalar un sistema de gestión de inventarios y luego pasar a las ventas y la facturación. O podríamos empezar con las ventas y la facturación y luego añadir la gestión del inventario.
Consejo: no instale y ejecute todos los módulos al mismo tiempo. Es mejor dividir la aplicación en pasos más pequeños.
Computotal: un estudio de caso
Para que entiendas mejor cómo trabajar con Odoo, construimos nuestros casos de estudio con ejemplos concretos.
Computotal es una pequeña empresa cuya actividad principal es la compra y venta de accesorios informáticos.
Utilizando la estructura modular de Odoo, comenzaremos configurando la aplicación para gestionar la venta de los productos principales en este caso, accesorios de ordenador.
Más adelante, instalaremos gradualmente otros módulos a medida que vamos avanzando.