Sistemas ERP
En la medida en que ha avanzado la tecnología, cada vez son más las áreas que se han tenido que modernizar, adaptándose a las novedades surgidas con el paso de los años, para mantenerse vigente con las exigencias del mercado y mejorando la eficiencia de los procesos que se desarrollan de forma digital.
A nivel empresarial, sea cual sea el ámbito en el que se especialicen, se han desarrollado diversos software y programas que con su aplicación, han logrado optimizar el trabajo administrativo que anteriormente eran realizado de manera manual. Por lo que encontramos sistemas que se encargan de organizar los datos e información para facilitar la operatividad de cualquier compañía.
Por esta razón, a continuación conoceremos un poco más acerca de los sistemas ERP, para qué sirven, qué posibilidades ofrecen a las empresas, los modelos entre los que puedes elegir y su implementación entre otros datos de interés para la selección del más idóneo.
¿Qué son los sistemas ERP?
ERP son las siglas en inglés para abreviar Enterprise Resource Planning, lo que se traduce al español como Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. Se trata de un software que gestiona la información, unificando y organizando los datos de diferentes áreas o departamentos, para optimizar la automatización de los procesos.
Los sistemas ERP integran todas las operaciones que se desarrollan a diario en la empresa en una única base de datos centralizada, para ofrecer información precisa y exacta que englobe todos los datos necesarios que permitan mantener el funcionamiento eficiente, facilitando a su vez los procesos de planificación, el manejo de los recursos y el aumento de la productividad, teniendo en cuenta la información en tiempo real.
Por lo general, los sistemas ERP se encargan de los datos arrojados por las áreas de producción, logística, distribución, inventarios, facturas, contabilidad y despacho, pero también se pueden integrar funciones que abarquen los negocios realizados, ocupándose así de las ventas, control de pagos, recursos humanos, entre otros, sin importar que se trate de una empresa de producción de bienes o servicios.
¿Para qué sirven los sistemas ERP?
El objetivo principal de los sistemas ERP es automatizar los procesos de una empresa para facilitar las tareas administrativas, y por ende, las tomas de decisiones, ya que éstas estarán basadas en información que ofrece una visión general del estado real de la organización.
Por otra parte, los sistemas ERP garantizan mayor control sobre las actividades desarrolladas en la empresa, aprovechando de forma eficiente los recursos y obteniendo con ello la optimización de los procesos, lo que también implicará mayor rendimiento y un aumento en la productividad.
¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
Los sistemas ERP están compuestos por módulos o aplicaciones que mantienen comunicación entre sí, compartiendo sus datos en una base común. Es necesario aclarar que cada módulo funciona para cada departamento con las características específicas de la tarea que se deba realizar, pero al mismo tiempo es alimentada por la información que se genera en otras áreas, de manera simultánea, para que se manejen los datos reales y actualizados en todo momento.
Es decir, con el sistema ERP las diferentes áreas de una empresa se encuentran conectadas, al tener acceso en tiempo real a la información que se maneja en cada uno de los departamentos, lo que conlleva a una optimización de los procesos.
¿Qué ventajas y desventajas ofrecen a la empresa los sistemas ERP?
La automatización de las operaciones que se desarrollan a diario en una empresa con el uso del sistema ERP, trae una serie de beneficios para la organización, entre los que tenemos:
· Control de los procesos que se desarrollan en la empresa, disminuyendo considerablemente los factores de riesgo.
· Facilita la gestión y organización de los datos.
· Aumento de la seguridad en la información manejada.
· Disponibilidad de los datos manejados en todos los departamentos, en una única plataforma.
· Manejo eficiente de recursos y del tiempo.
· Incrementa la productividad y reduce gastos.
· Agiliza la obtención de informes financieros y de negocios.
· Simplificación de las tareas en diversos departamentos, ofreciendo a los trabajadores comodidad en el cumplimiento de sus funciones.
· Es posible acceder al sistema de manera remota.
· Mejora la competitividad frente a empresas de bienes o servicios similares.
A pesar de las grandes ventajas que ofrecen los sistemas ERP, existen algunas dificultades que se pudiesen presentar a la hora de implementar estos programas en la empresa, por lo que es necesario considerar estos factores:
· Formación y actualización del personal en el manejo del sistema.
· La instalación del programa ocasiona un costo elevado, además está la adquisición de la licencia de renovación anual.
· Personalizar el sistema de acuerdo con las necesidades de la empresa, implica la cancelación de un alto precio.
¿Cuáles son los modelos de sistemas ERP disponibles en el mercado?
En la actualidad, es posible elegir entre diferentes modelos de sistemas ERP, de acuerdo con las necesidades específicas del negocio. Entre las opciones de ERP tenemos las que presentaremos a continuación:
· ERP en la nube: su funcionamiento se mantiene en la plataforma informática del proveedor a través de la nube, por lo que el mantenimiento del sistema es realizado directamente por la empresa contratada. Esta opción requiere de conexión a internet para acceder al sistema.
Además, puede emplearse una nube pública o privada, lo que implica una variación considerable en los costos de adquisición.
· ERP on - premise: la instalación del programa se realiza en los ordenadores y servidores de la empresa, por lo que su funcionalidad depende del personal de la organización. De igual manera, el mantenimiento del software va por cuenta de quien contrató el servicio, por lo que es necesario contar con un personal calificado para operar el programa eficientemente.
· ERP híbrido: también se conoce como ERP en dos niveles, pues algunas de las aplicaciones del programa se encuentran en la nube y otras on – premise, en los ordenadores de la compañía.
Antes de la contratación de cualquiera de las opciones, es necesario consultar con los proveedores para obtener la información que facilite la toma de decisiones, instalando el sistema EPR que favorezca la actividad que se desarrolla en la empresa.
