Se deduce de esto, que los metadatos son una herramienta que proporciona un importante apoyo a las organizaciones con grandes cantidades de información, facilitando el trabajo de los usuarios y haciéndolo más eficiente. Además, los metadatos pueden utilizarse de muchas maneras, pero antes de continuar, conviene repasar brevemente la clasificación de los metadatos según su función.
Así, los metadatos se clasifican según tres criterios principales, que varían según su función, su modificabilidad y su contenido.
Según su función: esta primera clasificación supone que los datos tratados pueden pertenecer a uno de los tres tipos de funciones: lógicas, simbólicas o subsimbólicas. Describiéndolos brevemente, podemos decir que los datos lógicos son datos que explican cómo se pueden extraer conclusiones de los datos simbólicos a partir de resultados lógicos y, por tanto, se caracterizan por su compresión. Los datos simbólicos son los que explican los datos subsimbólicos, es decir, los que tienen significado. Por último, están los datos subsimbólicos, que no contienen información sobre su significado.
En cuanto a la variabilidad o modificabilidad: a este respecto, los metadatos pueden dividirse en dos grupos según su variabilidad. Por un lado, tenemos metadatos inmutables, es decir, datos que no cambian, independientemente de la parte visible del recurso. Por otro lado, están los metadatos mutables, es decir, los que son variables y también cambian en función del trabajo.
Por contenido: esta última clasificación es la más común. En este caso, los metadatos se clasifican según su contenido. Por lo tanto, se puede distinguir entre los metadatos que describen el recurso en sí y los metadatos que describen el contenido del recurso. Sin embargo, es posible dividir estos dos grupos en otros subgrupos, dependiendo de cómo se quieran clasificar los datos.
Ciclo de vida de los metadatos
Los metadatos se estructuran según las funciones que desempeñan. Es decir, tienen un ciclo de vida en el que se describe detalladamente cada fase por la que pasan, con tareas específicas realizadas en cada etapa.
Desde este punto de vista, podemos dividir el ciclo de vida de los metadatos en tres fases: creación, procesamiento y destrucción.
Creación: es cuando se crean los metadatos. Los metadatos pueden crearse de diferentes maneras, de forma manual, automática o semiautomática.
Manual: este proceso puede ser bastante complejo, dependiendo del formato utilizado y del volumen requerido. En ambos casos, lo más habitual es utilizar uno de los dos métodos de creación que se describen a continuación.
Automático: en este caso, el software obtiene toda la información necesaria por sí mismo, es decir, sin ninguna ayuda. Sin embargo, a pesar de los avances tecnológicos en los algoritmos utilizados en este campo, el ordenador no es capaz de extraer automáticamente todos los metadatos. Por tanto, esta forma no es la más adecuada, aunque se utiliza a menudo.
Método semiautomático: es el método ideal para crear metadatos. Consiste en una serie de algoritmos autónomos, apoyados por el usuario respectivo, que no permiten que el software extraiga los datos necesarios por sí mismo, sino que requiere asistencia externa para hacerlo.
Apoyo: en esta fase se realizan cambios en determinados aspectos. Por ejemplo, los metadatos deben modificarse cuando los datos cambian, lo cual es fácil y automático, aunque a veces se requiere asistencia humana para esta tarea.
Destrucción: El último paso posible en la vida de los metadatos es su destrucción. En este caso, hay que reflexionar detenidamente sobre cómo proceder. A veces, los metadatos se eliminan junto con los recursos asociados. Sin embargo, hay situaciones en las que los metadatos se conservan por otras razones, por ejemplo, para verificar los cambios realizados en un documento.