Podemos entender que un sistema de información es un conjunto de elementos de gestión de datos coordinados. Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de información pretenden racionalizar todas las actividades realizadas en una organización para obtener una ventaja competitiva.
Según sus funciones, se pueden distinguir cuatro tipos de sistemas de información: sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de apoyo a la decisión y sistemas de información administrativa.
En resumen, un sistema de información es esencial para el buen funcionamiento de una organización o empresa, porque la información es la herramienta que nos permite tomar las mejores decisiones.
Sistema de Información
Podemos entender que un sistema de información es un conjunto de elementos de gestión de datos armonizados entre sí. Desde el punto de vista empresarial, la finalidad de los sistemas de información es mejorar todas las actividades realizadas en una organización para obtener una ventaja competitiva.
Un sistema de información recibe datos que en sí mismos sólo indican hechos o acontecimientos, pero cuando estos datos se procesan mediante diversos métodos, se correlacionan y sintetizan en información que sirve de base para la toma de decisiones, al tiempo que la información recién creada se retroalimenta en el sistema.
Los sistemas de información constan de tres elementos: organización, personas y tecnología.
Organización
El propio sistema de información es un elemento de la organización, vinculado a la estructura de la misma y que refleja las líneas de comunicación, los niveles de trabajo y los departamentos de la organización.
El sistema de información automatiza los procedimientos establecidos por la estructura organizativa; cada una de las diferentes organizaciones aporta parte de su propia cultura a la implantación y uso de la tecnología, pero la propia tecnología influye en el desarrollo de la organización y su cultura.
La implantación de un sistema de información bien diseñado no conlleva necesariamente grandes cambios en la organización, salvo el simple hecho de que lo que antes se hacía manualmente ahora se hace por ordenador.
Gente o Personas
Una organización es tan buena como las personas que trabajan en ella. Al mismo tiempo, las personas son el mayor activo de la empresa, ya que son responsables de la producción y la rentabilidad de la misma.
Todas las empresas necesitan el factor humano (personas) con diferentes habilidades y conocimientos para desarrollar el uso de los equipos informáticos y los sistemas de información, porque el mejor sistema de información no sirve de nada si las personas no saben utilizarlo correctamente.
Ningún sistema de información, por muy bueno que sea, puede funcionar por sí solo, ya que todos los sistemas requieren la intervención humana en mayor o menor medida, lo que hace difícil evitar que los usuarios introduzcan accidental o maliciosamente información incorrecta.
Tecnología
Según Freeman (1974), la tecnología puede definirse como un conjunto de conocimientos y técnicas que incluyen simultáneamente herramientas como el hardware, el software, las redes y las telecomunicaciones.
Internet, como herramienta tecnológica, se ha hecho indispensable en el mundo de los negocios.
Como se puede observar, un sistema de información requiere la implantación de elementos tecnológicos que formen una infraestructura de soporte y permitan su conexión con la estructura organizativa, estableciendo así una adecuada interacción con los recursos humanos encargados de introducir los datos en el sistema.
En este sentido, se pueden distinguir cuatro tipos de sistemas de información según sus funciones:
Sistemas de procesamiento de transacciones
Un sistema de información recoge, almacena y modifica la información resultante de las transacciones de la organización; este sistema se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Este sistema se utiliza para procesar las transacciones que se producen en la organización y para recoger toda la información recibida en una base de datos para su recuperación.
Sistema de información de gestión
Un sistema de información de gestión es el sistema que utiliza una organización para resolver los problemas a los que se enfrenta. Es decir, su principal objetivo es proporcionar información para resolver problemas mediante la interacción de las personas con la tecnología. En general, los datos proporcionados al sistema deben ser de alta calidad, oportunos, cuantitativos y pertinentes.
Sistemas de toma de decisiones
El sistema se basa en el examen y la comparación de diversas variables que pueden utilizarse para tomar decisiones empresariales. La ayuda que proporciona el sistema incluye el fomento, la evaluación y la consideración de las alternativas presentadas; el sistema trabaja en colaboración con un humano, filtrando la información para tomar la mejor decisión.
Sistema de información de gestión
Se trata de una tecnología utilizada por los directivos de las empresas porque les da acceso a la información interna y externa de la empresa y les proporciona datos que pueden influir en su buen rendimiento. De este modo, el gestor puede conocer el estado de todos los indicadores, incluidos los que no cumplen las expectativas de la empresa, y, a partir de ahí, tomar las medidas necesarias para corregir los errores existentes.
En definitiva, un sistema de información es imprescindible para el buen funcionamiento de una organización o empresa, ya que la información es la herramienta que permite tomar las mejores decisiones que evolucionan en función de las necesidades de esa organización, para estar en la mejor posición para asegurar una buena competitividad con otras organizaciones.